Gamma & Hybrid: Efficiënte contentmigratie en digitale transitie

Achtergrond

Gamma, één van België’s meest bekende Doe-het-zelf-zaken is een als onderdeel van de Nederlandse groep Intergamma een echte omnichannel retailer.

In België behoort GAMMA tot de top 3 in de DHZ. Wekelijks komen bij de 86 GAMMA winkels in België een 160.000 klanten over de vloer en een equivalent bezoekt de webshop. Een 1000-tal medewerkers staan op de winkelvloer de klanten ten dienste.

De uitdaging

Tijdens onze succesvolle samenwerking voor performance marketing, vroeg het team bij Gamma of we hen konden bijstaan met de content migratie van hun “oude” Hybris CMS-platform naar de nieuwe headless CMS Contentful.

2 interne medewerkers waren reeds gestart op de migratie, maar er was extra capaciteit met afdoende kennis nodig om de overige 1400 pagina’s over te zetten in de resterende 2 maanden die ze nog hadden voor de go-live van de nieuwe website. Tevens was het belangrijk dat de pagina’s SEO-proof werden opgebouwd en er geen informatie verloren ging. Dit wouden ze dubbel checken met onze expertise.

• Inventariseren van de nodige of ontbrekende teksten, vertalingen, meta omschrijvingen, foto’s en andere assets
• Een “way of work” definiëren met bijhorende kwaliteitscheck dat het team kan volgen om conform de nieuwe structuur van de headless CMS
• Pagina’s opbouwen volgens de SEO best practices en optimaliseren waar nodig
• Een strakke deadline van 2 maanden om de migratie te voltooien

Waarom Hybrid Agency?

Hybrid werd ingeschakeld om het team van Gamma inhoudelijk en technisch te versterken. Om een inschatting van de benodigde workload te doen, besloten we om een “test-run” te doen.

Met een core team voerden we een test-migratie uit voor 1 volledig dossier. De pagina’s werden gecategoriseerd volgens type, complexiteit en voor elke pagina werd in kaart gebracht welke mogelijke issue (ontbrekende meta informatie, onderliggende links, gekke layouts,…) er waren.

Uit deze test kwam vervolgens een tijdsindicatie waarop we een formule uitwerken voor het hele project uitwerkten. Hierdoor konden we ook in kaart brengen hoeveel teamleden in te zetten om de deadline te halen en welke expertises zij nodig hadden om de migratie kwalitatief te kunnen voltooien.
Nu de workload en benodigde capaciteit van het migratieproject duidelijk waren, konden we bepalen hoe het team samengesteld moest worden.

Bij Gamma werden 2 medewerkers aangesteld om ons team bij te staan bij eventuele vragen over het nieuwe CMS Contentful. Tevens waren zij verantwoordelijk voor de finale eindvalidatie en publiceerden ze aangeleverde pagina’s. Tevens was er een content marketeer om ontbrekende teksten, vertalingen en meta informatie te bezorgen en had Gamma ook een interne projectmanager aangesteld om het project mee op te volgen.

We besloten om het team van Gamma aan te vullen met vnl. technische en marketing profielen:

• CMS-developer om de in’s -en out’s van de headless CMS onder de loep te nemen en zijn technische expertise mbt frontend en backend ontwikkeling.
• Performance marketeer om de optimalisaties voor SEO te bewaken en in te vullen indien nodig
• Digital project manager met een brede kennis van zowel marketing als webontwikkeling om het project op te volgen, de brug te vormen tussen de verschillende partijen en de kwaliteitscontroles uit te voeren.

De samenwerking

We startten het project met een intake meeting waarbij we kennismaakten met het team bij Gamma dat verantwoordelijk was voor de contentmigratie van het huidige CMS “Hybrid” naar het nieuwe platform “Contentful”. Tijdens deze meeting lag de focus op een introductie in het gebruik van het nieuwe CMS en de huidige werkwijze. Tegelijkertijd kaartten ze de pijnpunten aan en bespraken we de scope met de gewenste deadline. Het oorspronkelijke doel van deze meeting was om voldoende informatie te verzamelen om later met een plan van aanpak en een voorstel voor de migratie terug te komen. Al snel werd duidelijk dat dit vanwege de omvang en mogelijke onbekende issues niet volledig mogelijk zou zijn.

Gezien de complexiteit en de scope van het project besloten we een test-migratie uit te voeren met het core-team. Deze test-run stelde ons in staat een formule op te stellen waarmee we een realistische inschatting konden maken van de benodigde tijd en het bijhorende budget.

De migratie zelf betrof meer dan 1.400 pagina’s en bijhorende assets. Het was cruciaal dat er geen informatie verloren ging en dat ontbrekende informatie werd aangevuld. Onze digital project manager werkte hiervoor een plan van aanpak uit bestaande uit een handleiding, een inventaris van alle pagina’s in Excel met de bijhorende status en een Word-document per dossier om alle feedback voor het Gamma-team bij te houden. Daarnaast werden er om de twee weken statuscalls georganiseerd om kort op de bal te blijven spelen.

Na de kwaliteitscontrole door onze digitale project manager werden de pagina’s conceptueel vrijgegeven aan het Gamma-team. Zij voerden vervolgens de finale eindvalidatie uit alvorens de pagina’s te publiceren, waarmee het migratieproces succesvol werd afgerond.

Resultaten en impact

Door de goede samenwerking en het kort op de bal opvolgen van de workload via lijsten, meetings en de handleiding door het team, slaagden we erin de deadline te halen en werden de pagina’s tijdig aangevuld en online gezet. Tevens kregen we na deze migratie, de vraag om de overige categorieën en pagina’s te migreren, wat we uiteraard met veel plezier deden!

Uit de resultaten blijkt dat de contentmigratie geen negatieve invloed heeft gehad op de organische zoekpositie. Daarnaast bleef het aantal bezoekers vanuit organisch verkeer naar de website constant.

De toekomst

Met de succesvolle migratie van meer dan 1.400 pagina’s en assets naar het nieuwe CMS Contentful heeft Gamma een solide basis gelegd voor verdere digitale groei. Dankzij de gestandaardiseerde workflows, duidelijke kwaliteitscontroles en nauwe samenwerking met Hybrid kan het team nieuwe content eenvoudig toevoegen, vertalingen beheren en SEO-optimalisaties doorvoeren zonder risico op verlies van data of organische zichtbaarheid.

De opgebouwde methodiek en tooling bieden bovendien flexibiliteit voor toekomstige projecten, zoals uitbreiding van contentcategorieën, integratie van extra functionaliteiten en doorontwikkeling van marketingcampagnes. Het Gamma-team beschikt nu over een schaalbaar systeem dat niet alleen de huidige contentstructuur ondersteunt, maar ook toekomstige digitale initiatieven efficiënt faciliteert.

Conclusie

De samenwerking met Gamma toont hoe belangrijk een gestructureerde aanpak, technische kennis en sterke projectbegeleiding zijn bij een grootschalige contentmigratie. Dankzij een strikte planning, duidelijke kwaliteitsstandaarden en nauwe afstemming tussen alle betrokken partijen, slaagden we erin om de migratie tijdig en zonder SEO-verlies af te ronden. Een mooie bevestiging van hoe een flexibel en complementair team het verschil kan maken in complexe trajecten.