TaaS voor een succesvol toeristisch platform: Experience Antwerp en Hybrid

Achtergrond

Experience Antwerp is de officiële partner van stad Antwerpen voor tickets en tips. In nauwe samenwerking met Stad Antwerpen en de lokale aanbieders maken ze dag- en weekend toeristen wegwijs al dat Antwerpen te bieden heeft. Daarnaast is Experience Antwerp een uitgestoken hand naar de Antwerpse toeristische sector om de Scheldestad nog meer op de kaart zetten als unieke toeristische trekpleister.

Toen Experience Antwerp in 2020 de opdracht kreeg om een online platform te lanceren voor toerisme in de stad, schakelden ze Hybrid in voor ondersteuning bij strategie, branding, ontwikkeling én marketing.

De uitdaging

Lancering van online boekingsplatform voor Antwerpen
Het team van Experience Antwerp wilde op korte termijn een online boekingsplatform lanceren gekoppeld met het boekingssysteem van Gantner om individuele en groepstickets te verkopen aan zowel particulieren, scholen en bedrijven. We waren dan ook betrokken bij verschillende tracks van dit project.

Branding
Ze zochten een partner om allereerst hun merkstrategie en de branding uit te werken (wie zijn wij, wie is onze doelgroep en hoe brengen we onze boodschap naar buiten?). We deden een branding workshop en werkten vervolgens voor de het platform en de nieuwsbrief bijhorende designs als prototypes uit.

Technische / functionele ontwikkeling en advies
We waren reeds aan boord voor de frontend ontwikkeling van het nieuwe platform. Tevens hadden ze extra expertise nodig bij de technische analyse om het meest geschikte platform te kiezen qua technologie.

Gingen ze voor een statische website, een Woocommerce of een op maat gemaakte applicatie? Welke impact heeft elk van deze keuzes op hun budget, hun gewenste functionaliteiten en de deadlines? Hoe verhoudt deze keuze zich tot hun toekomstplannen?

In overleg met Experience Antwerp en Gantner, hun partner voor het boekingssysteem, werd gekozen om de website te bouwen met Woocommerce. Gantner had de ontwikkeling voor bijbehorende plugins reeds op de roadmap staan en via WordPress konden we de vooropgestelde informatie architectuur en SEO-optimalisaties realiseren.

Performance marketing
Tevens was het belangrijk dat dat de digital performance marketing, met name SEO vanaf de lancering op punt stond, zodat de website gezien de concurrentie meteen een goede start zou nemen.

Zo deden we een keyword research voor 4 talen, werkten we de ideal informatie architectuur uit en werkten we mee aan de SEO copy. Na de go-live werd ons team verder ingezet voor de opbouw van de campagnes, overeenstemmende landingspagina’s en verder optimalisaties van de website op basis van de resultaten.

De uitdagingen

• Verschillende tracks en partijen op elkaar doen aansluiten
• Rekening houden met verschillende stakeholders: prospects, Vlaamse overheid, stad Antwerpen, partners van Experience Antwerp zoals stadsgidsen en musea
• Concurrentie aangaan met bestaande platformen via online marketing
• Zowel merk / branding en positionering opbouwen vanaf 0, maar ook rekening houdend met de wensen van partners
• Inspelen op veranderende zoekvolumes (ads en SEO)
• Technische keuze (voorgedragen door Gantner) waarbij wij de Frontend hebben opgezet
• Strakke deadline om eind november 2020 live te gaan

Waarom Hybrid Agency?

Samen met Experience Antwerp werd besloten om niet op project-basis te facturen, maar voor een lange termijn engagement te gaan via het digital partnership.

Dit gaf hen extra flexibiliteit, zodat afhankelijk van de benodigde expertise en prioriteiten de uren overeenstemmende opgenomen of verschoven konden worden.

Zo zaten bij de start van het project de uren vnl. in project management en technische analyses, waarbij naar het einde toe de uren vooral gingen naar ontwikkelingen en online marketing.

De samenwerking

Het project met Experience Antwerp startte in mei 2020 met een kick-off waarin het team achter Zanzibar hun ambities en plannen toelichtte. Ze hadden de opdracht gewonnen van de stad Antwerpen om een nieuw platform voor het Antwerps Stadstoerisme uit te bouwen, gericht op gidsen en wandelingen. Onze initiële scope omvatte de frontend ontwikkeling van het boekingsplatform en het inzetten van online marketing expertise tijdens en na de go-live van het platform. Al snel werd duidelijk dat er meer werk op de plank lag dan enkel frontend ontwikkeling en marketing.

Om de samenwerking te versterken, werd een aanvullend technisch team samengesteld bovenop het commerciële team van Experience Antwerp. Dit team leverde de nodige expertise op het vlak van webontwikkeling. Daarnaast werkten we nauw samen met Gantner, het ticketplatform dat door Experience Antwerp werd gekozen, inclusief hun ontwikkelaars en projectmanager.

Een belangrijke beslissing betrof het platform: zouden we kiezen voor de lean widgets van Gantner, een CMS zoals WordPress, of een volledig maatwerkplatform? Na een gedetailleerde training en analyse van Gantner’s “Enviso” platform, Woocommerce plugins en API-opties werd duidelijk dat de Woocommerce plugins de beste balans boden tussen functionaliteit, budget en timing. Zo konden we snel een volwaardige website bouwen met alle must-haves en enkele nice-to-haves.

De samenwerking werd intensief gecoördineerd via wekelijkse meetings, extra workshops waar nodig, en tools zoals Asana en Click-Up voor backlog management en Google Drive voor contentuitwisseling. Bovendien werd een RACI-matrix opgesteld om verantwoordelijkheden helder vast te leggen en het juiste team op het juiste moment in actie te laten komen.

Timeline
De projectaanpak begon met een voorstudie en analyse: de backlog werd opgesteld met epics en user stories, waarin prioriteiten werden bepaald tussen must-haves en nice-to-haves. Schetsen van de pagina’s dienden als tastbaar prototype voor de MVP en gaven inzicht in toekomstige functionaliteiten. Parallel daaraan bracht ons marketingteam de ideale architectuur in kaart, inclusief keyword analyse en performance audit voor vier talen, om de SEO-optimalisatie vanaf het begin te integreren.

Vervolgens organiseerden we workshops rond merkstrategie, waarbij we externen inschakelden om samen met het team van Experience Antwerp een brandbook, logo, fonts en leading visuals te ontwikkelen. Dit vormde de basis voor het webdesign en de volledige look & feel van de communicatie. Op basis van mockups en design prototypes werkten we de finale user flows uit, zodat het designteam kon starten met het finale ontwerp.

De frontend ontwikkeling van het WordPress-thema volgde, inclusief configuratie van architectuur, slugs, URL’s, SEO-optimalisaties, categorieën, rechten, meertaligheid en contentinvoer. Plugins werden gebruikt om actuele data van Gantner op te halen, velden en contenttypes werden uitgebreid, en maatwerkoplossingen zoals automatische vertalingen via WPML, doorsturen van contactformulieren naar het CRM en uitgebreide zoekfunctionaliteit werden geïntegreerd.

Tot slot vond de eindvalidatie en testing plaats op een testomgeving van Gantner. Ons team voerde aanpassingen door, valideerde de plugin-ontwikkelingen en zorgde dat alle wijzigingen correct werden doorgevoerd naar de productieomgeving. Hierdoor werd een stabiel, volledig getest en functioneel platform opgeleverd.

Resultaten en impact

In november 2020 werd de aftrap gegeven voor de lancering van een teaser pagina met nieuwsbrief inschrijving om de eerste nieuwsgierigen aan boord te krijgen.

In dezelfde periode werd er ijverig verder gewerkt aan de volledige Woocommerce website door ons team. Nieuwe ideeën en vereisten werden in de backlog gezet, geanalyseerd, geprioritiseerd en indien nodig mee op de roadmap gezet en opgenomen in een volgende sprint.

Evenals ging het team van Experience Antwerp samen met ons marketing team vlijtig aan de slag om alle nodig SEO content te schrijven, de nodig partners te onboarden en de website features te valideren wanneer nodig.

In februari 2021 was het dan zo ver en werd besloten om een soft-launch te doen van de eerste MVP! Een mooie beloning voor het harde werk de afgelopen maanden. De periode van februari, maart was ook de start van de pandemie waardoor besloten werd om de communicatie rond het platform te beperken tot de zomervakantie.

De toekomst

Nu we 2 jaar verder in de tijd zijn, kunnen we stellen dat, ondanks de pandemie, Experience Antwerp goed op weg is om zich in de markt te positioneren. Dit jaar haalden ze per maand een gemiddeld aantal bezoekers van 150k-200k.

We zien daarbij sinds de go-live in februari 2021 maand op maand een stijging in de ranking van organische zoektermen is, evenals de gemiddelde positie van 56 naar 25 is gegaan.

Tot op vandaag werken we nog steeds samen met het team van Experience Antwerp voor zowel ontwikkeling, als online marketing via een ongoing partnership waarbij we elke maand de nieuwe prioriteiten bespreken en inplannen om een optimaal rendement te behalen.

Conclusie

De lancering van Experience Antwerp was een intensief traject waarbij strategie, branding, ontwikkeling en marketing hand in hand gingen. Ondanks een complexe context en de beperkingen van een pandemie slaagden we erin om een performant platform neer te zetten dat vandaag maandelijks 150.000 tot 200.000 bezoekers aantrekt. De organische zichtbaarheid groeit nog steeds, met een gemiddelde stijging in ranking van positie 56 naar 25. Dankzij het flexibele partnershipmodel tussen Experience Antwerp en Hybrid blijft de doorontwikkeling en optimalisatie op volle toeren draaien.