Projectbegeleiding en content migratie – Gamma

De klant

Gamma, één van België’s meest bekende Doe-het-zelf-zaken is een als onderdeel van de Nederlandse groep Intergamma een echte omnichannel retailer.

In België behoort GAMMA tot de top 3 in de DHZ. Wekelijks komen bij de 86 GAMMA winkels in België een 160.000 klanten over de vloer en een equivalent bezoekt de webshop. Een 1000-tal medewerkers staan op de winkelvloer de klanten ten dienste.

De opdracht

Content migratie met bijhorende assets naar nieuw CMS

Tijdens onze succesvolle samenwerking voor performance marketing, vroeg het team bij Gamma of we hen konden bijstaan met de content migratie van hun “oude” Hybris CMS-platform naar de nieuwe headless CMS Contentful.

2 interne medewerkers waren reeds gestart op de migratie, maar er was extra capaciteit met afdoende kennis nodig om de overige 1400 pagina’s over te zetten in de resterende 2 maanden die ze nog hadden voor de go-live van de nieuwe website. Tevens was het belangrijk dat de pagina’s SEO-proof werden opgebouwd en er geen informatie verloren ging. Dit wouden ze dubbel checken met onze expertise.

De uitdagingen

• Inventariseren van de nodige of ontbrekende teksten, vertalingen, meta omschrijvingen, foto’s en andere assets
• Een “way of work” definiëren met bijhorende kwaliteitscheck dat het team kan volgen om conform de nieuwe structuur van de headless CMS
• Pagina’s opbouwen volgens de SEO best practices en optimaliseren waar nodig
• Een strakke deadline van 2 maanden om de migratie te voltooien

Hoe?

Starten met een core-team voor een test-migratie

Om een inschatting van de benodigde workload te doen, besloten we om een “test-run” te doen.

Met een core team voerden we een test-migratie uit voor 1 volledig dossier. De pagina’s werden gecategoriseerd volgens type, complexiteit en voor elke pagina werd in kaart gebracht welke mogelijke issue (ontbrekende meta informatie, onderliggende links, gekke layouts,…) er waren.

Uit deze test kwam vervolgens een tijdsindicatie waarop we een formule uitwerken voor het hele project uitwerkten. Hierdoor konden we ook in kaart brengen hoeveel teamleden in te zetten om de deadline te halen en welke expertises zij nodig hadden om de migratie kwalitatief te kunnen voltooien.

Aanvullend technisch team inzetten bij het team van Gamma

Nu de workload en benodigde capaciteit van het migratieproject duidelijk waren, konden we bepalen hoe het team samengesteld moest worden.

Bij Gamma werden 2 medewerkers aangesteld om ons team bij te staan bij eventuele vragen over het nieuwe CMS Contentful.  Tevens waren zij verantwoordelijk voor de finale eindvalidatie en publiceerden ze aangeleverde pagina’s. Tevens was er een content marketeer om ontbrekende teksten, vertalingen en meta informatie te bezorgen en had Gamma ook een interne projectmanager aangesteld om het project mee op te volgen.

We besloten om het team van Gamma aan te vullen met vnl. technische en marketing profielen:

• CMS-developer om de in’s -en out’s van de headless CMS onder de loep te nemen en zijn technische expertise mbt frontend en backend ontwikkeling.
• Performance marketeer om de optimalisaties voor SEO te bewaken en in te vullen indien nodig
• Digital project manager met een brede kennis van zowel marketing als webontwikkeling om het project op te volgen, de brug te vormen tussen de verschillende partijen en de kwaliteitscontroles uit te voeren.

Uitwerking inventaris en handleiding

Om een goed overzicht te behouden van de status van de vooruitgang van het project, besloten we een Excel aan te maken met alle over te zetten dossiers en bijhorende pagina’s.

Voor elke pagina werd in kaart gebracht

• Welke informatie aangevuld moest worden
  • Pagina titels, metatitels, meta omschrijvingen, alt omschrijvingen
  • Oude vs. nieuwe urls,
  • Eventuele gelinkte pagina’s en topics
  • Bijhorende vertalingen en assets
• Wie de eindverantwoordelijke was
• Welke status de pagina had (to do, loopt, QA, afgerond, gepubliceerd)
• Welke fouten/problemen er zich voor deden

Daarbij  werd er een “how-to” handleiding gemaakt en goedgekeurd door het Gamma team. Deze handleiding was een stramien voor elke medewerker die op de migratie werd ingezet zodat elke pagina conform verwachtingen werd aangemaakt en snel kon worden gepubliceerd.

Timeline

Kick-off met workshop

We startten met een intake meeting waarbij we kennismaakten met het team bij Gamma dat verantwoordelijk was voor de content migratie van het huidige CMS “Hybrid” naar het nieuwe platform “Contentful”.

De focus van deze meeting was een introductie in het gebruik van de nieuwe CMS en de huidige werkwijze. Evenals kaarten ze de pijnpunten aan en werd de scope met gewenste deadline besproken.

Het initiële doel van deze meeting was om voldoende informatie te vergaren om terugkomen met een plan van aanpak en een voorstel om de migratie te voltooien. De conclusie echter was dat dit niet mogelijk zou zijn omwille van de scope en ongekende issues die zouden kunnen opduiken.

Realistische inschatting workload via test-run

Gezien de complexiteit en de scope van het project, besloten we om een test-migratie uit te voeren met het core-team.  Dit stelde ons in staat om een formule op te stellen, waarmee we een realistische inschatting maakten van de benodigde tijdsduur en bijhorend budget.

Uitvoeren migratie

Het ging over een opdracht waarbij we 1400+ pagina’s en bijhorende assets moesten migreren en waarbij het cruciaal was dat er geen informatie verloren ging en dat ontbrekende informatie verder werd aangevuld.

Onze digital project manager werkte een plan van aanpak uit die bestond uit een handleiding, inventaris van alle pagina’s in Excel met bijhorende status en een Word document per dossier om alle feedback voor het Gamma team in bij te houden. Tevens deden we elke 2 weken een status call met het team van Gamma om kort op de bal te blijven spelen.

Eindvalidatie door Gamma

Na de kwaliteitscontrole door onze digitale project manager werden de pagina’s conceptueel vrijgegeven aan het Gamma team en deden zij nog de finale eindvalidatie alvorens de pagina’s te publiceren.

Voltooiing migratie en extra dossiers

Door de goede samenwerking en het kort op de bal opvolgen van de workload via lijsten, meetings en de handleiding door het team, slaagden we erin de deadline te halen en werden de pagina’s tijdig aangevuld en online gezet.

Tevens kregen we na deze migratie, de vraag om de overige categorieën en pagina’s te migreren, wat we uiteraard met veel plezier deden!

Resultaat organische zoektermen

Hieronder zie je dat de migratie van de content geen negatieve impact had op de organische zoekpositie.

Resultaat organische verkeer

Tevens bleef het organisch verkeer naar de website ook stabiel.

Veelgestelde vragen